Hoe u veel meer haalt uit uw eigen FMIS

Auteur: Robin de Boer

Geplaatst op: 15 november 2017

Tags: datamanagement, monitoring, SAM, FMIS

Robin-de-Boer-Strukton-Worksphere-5290

Robin de Boer

Strukton Worksphere

Robin de Boer werkt als consultant Monitoring & Datamanagement bij Strukton Worksphere. In deze blog bespreekt hij de voordelen van een koppeling tussen uw FMIS en het SAM van Strukton. SAM staat voor Strukton Automated Maintenance en is het onderhoudsmanagementsysteem van Strukton.

Ik heb twee woorden voor u: ‘data’ en ‘verbinding’. Niet de spannendste woorden, maar erachter schuilt een wereld van geweldig veel nieuwe mogelijkheden. Denk alleen al aan wat er gebeurt rondom het Internet of Things. Steeds meer apparaten krijgen een online verbinding. De hoeveelheid data die dat gaat opleveren is duizelingwekkend.

Robin-de-Boer-Strukton-Worksphere-5290

Verbindingen maken het leven makkelijker. Thuis heb ik een klein servertje met daarop mijn foto’s en allerlei documenten. Zo kan ik er altijd op afstand bij. Ook volg ik graag de ontwikkelingen op het gebied van slimme oplossingen voor in huis. Zo wacht ik met enig ongeduld tot er een voorraadkast komt die automatisch boodschappen bestelt. Dat lijkt me een uitkomst!

Ik maak niet alleen mijn eigen leven makkelijker, maar ook dat van onze klanten. Hoe? U raadt het al: door verbindingen te leggen en slim met data om te gaan.

Geeft u onderhoudsmeldingen nog handmatig door?

Het meest waardevolle advies dat ik op dit gebied kan geven, is om meer te halen uit uw Facilitair Management Informatie Systeem. Als u met een FMIS werkt, zult u dat vast ervaren als een onmisbaar programma om interne processen te stroomlijnen en optimaliseren. Zo’n systeem heeft ontzettend veel mogelijkheden. En vaak worden die lang niet allemaal benut.

Zo geven veel van onze klanten nog altijd handmatig onderhoudsmeldingen aan ons door. Het gaat dan bijvoorbeeld om een waterlekkage. Een deur die klemt. Een kapotte ruit. Een ruimte die te koud blijft. Kortom: allerlei beschadigingen en (werktuig)bouwkundige problemen, afhankelijk van wat er in het contract is vastgelegd. U herkent het vast: dit gaat veelal nog via losse orders en bonnen.

De oplossing: een slimme koppeling

Een softwarekoppeling tussen het FMIS van uw bedrijf en ons eigen SAM-systeem maakt korte metten met dat onnodige extra werk. De koppeling zorgt ervoor dat de communicatie tussen uw servicedesk en onze backoffice en operatie geautomatiseerd verloopt. Dus in plaats van handmatige meldingen (en gebrek aan inzicht in de status daarvan), kan het dan voortaan ongeveer zo gaan:

Robin-de-Boer-Strukton-Worksphere-5355

Ergens in uw pand is een ruit gesneuveld. Een facilitair medewerker doet er een melding van in het eigen FMIS. Volgens het contract komt die melding automatisch bij Strukton Worksphere terecht, en doorloopt daar enkele stadia. Die voortgang kunt u volgen in uw eigen FMIS. U ziet wanneer de order is doorgezet aan de monteur. U ziet wanneer de ruit is vervangen. Ook leest u meteen wat de respons- en de restoretijden waren. Dat laatste is erg handig bij prestatiecontracten. Zo weet u of wij er op tijd bij waren. Een heel inzichtelijk cirkeltje van informatie, en geen losse bonnenstromen meer.

Een groot bijkomend voordeel

Die koppeling tussen het FMIS en ons SAM-systeem bespaart niet alleen tijd, hij levert ook veel nuttige informatie op. En daar valt vaak volop winst uit te halen. Bij Strukton Worksphere noemen we dat ‘datagedreven dienstverlening’. Op basis van alle meldingen en aanvullende gegevens kunnen we zowel de onderhoudsplanning als de installaties verder optimaliseren. Door anders, eerder of vaker onderhoud te verrichten. Dat voorkomt onnodige storingen en klachten. We kunnen zo beter voldoen aan de afgesproken (comfort)eisen, en daar profiteren de gebruikers volop van.

Robin-de-Boer-Strukton-Worksphere-5332

“Ik maak niet alleen mijn eigen leven makkelijker, maar ook dat van onze klanten. Hoe? U raadt het al: door verbindingen te leggen en slim met data om te gaan. ”

Benieuwd?

Benieuwd naar hoe zo’n FMIS-koppeling in de praktijk uitpakt? Lees hieronder twee korte voorbeelden.

Scholengemeenschap: meer overzicht

Bij een scholengemeenschap in het midden van het land verzorgen wij het beheer en onderhoud voor ongeveer twintig vestigingen. Hun vraag aan ons: kunnen jullie ons FMIS zó inrichten en koppelen, dat alle conciërges op elke vestiging in hetzelfde systeem meldingen aan jullie kunnen doen voor reparaties? En dat ze dan per melding altijd precies weten wanneer het opgelost wordt? Ons antwoord: dat kunnen we zeker. We hebben intussen de hele keten geautomatiseerd. Voortaan is altijd duidelijk wat de status is van een melding en wanneer iets opgelost is.

Zorginstelling: financieel gemak

Voor een ggz-instelling zijn we op hun verzoek nog een stap verder gegaan. Niet alleen automatiseerden we het hele proces vanaf het moment van melden tot en met de afhandeling. We voegden er nog een financiële koppeling aan toe. Voor deze instelling doen we namelijk regelmatig werk buiten het onderhoudscontract om. De financiële afwikkeling daarvan verliep handmatig. Een hoop werk. Dat hele proces is nu geautomatiseerd. Zij volgen meldingen in hun FMIS, en per klus komt automatisch de factuur in hun eigen financiële systeem terecht.

Meer weten?

Robin-de-Boer-Strukton-Worksphere-5367

Benieuwd geworden naar de mogelijkheden van zo’n FMIS-koppeling voor uw organisatie? Stuur mij dan geheel vrijblijvend een e-mail.