Ziezo, zo voldoet u aan ISO

Auteur: Eline van Osch

Geplaatst op: 18 december 2018

Tags: ISO, certificering, kwaliteit, PPS

Eline van Osch-portret-worksphere

Eline van Osch

  • E-mail
  • +31 (0) 6 51 27 19 55
Processen precies en systematisch vastleggen, controles uitoefenen en betrokken partijen en collega’s trainen om voorbereid te zijn op audits. Vaak vinden collega’s dit lastige kost. Het wordt leuk als ze inzien dat het veel mogelijkheden gaat opleveren om te leren, groeien en verbeteren. Dat ‘aha-moment’ .....

De kwaliteitssystemen van een PPS-project moeten voldoen aan ISO-normen. Wat komt hierbij kijken en welk nut dient het voor de betrokken partijen? Consultant Monitoring Eline van Osch neemt u aan de hand in ISO-land.

Wat is een ISO-norm? Simpel: een pakket van eisen. Het dwingt duidelijke, toetsbare afspraken af over de werkwijze van een dienstverlener. Zelfs schijnbaar eenvoudige zaken als het ophalen van vuilnis worden via ISO vertaald naar glasheldere proces-omschrijvingen. Wie doet wat, hoe, wanneer en hoe vaak? Wie is verantwoordelijk? Ik breng het zo scherp mogelijk in kaart en zorg dat de resultaten beantwoorden aan de meest algemene ISO-eis: dat ze aantoonbaar zijn. Mijn rol als consultant is om te zorgen dat alle kwaliteitssystemen van een project aan de vereiste normen voldoen. Vervolgens help ik bij het behalen én behouden van de ISO-certificaten.

Het helikopterperspectief

Verschillende bedrijven vormen samen een consortium voor een PPS-project. Als de opdracht ze gegund wordt, bouwen ze het project. Daarna nemen ze (delen van) de facilitaire diensten langdurig voor hun rekening. Denk aan technisch beheer en onderhoud, zoals onderhoud van

Eline van Osch-192-data

gebouw en installaties, groenvoorziening, vuilnisverwerking, schoonmaak, enzovoorts. De beloftes die het consortium daarbij maakt, liggen vast in een overeenkomst met de opdrachtgever. Vaak moet het consortium daarbij voldoen aan één of meer ISO-normen. Klinkt eenvoudig, maar dat is het niet. Deze trajecten zijn lang en complex, en certificerende instanties zoals DEKRA, TÜV en KIWA zijn veeleisend. Ik leid dat hele proces in goede banen, betrek en begeleid de juiste mensen in de organisatie en help om het helikopterperspectief te behouden.

Geen copy-paste maar maatwerk

Om te voldoen aan een ISO-norm moeten visie, strategie en beleid helder omschreven zijn, én gedragen worden door de hele organisatie. Al het werk dat nodig is om de beloofde diensten mogelijk te maken, wordt omschreven in vastomlijnde processen. Zo werken medewerkers altijd volgens hetzelfde proces en behalen ze zoveel mogelijk dezelfde resultaten. Kennis van de norm en hoe je die naar een kwaliteitssysteem vertaalt, is onmisbaar. Een bouwproject laten voldoen aan ISO is geen kwestie van copy-paste. Inhoudelijk zijn geen twee projecten hetzelfde. Het is altijd maatwerk.

Wat heeft ISO aan opdrachtgevers te bieden? Vooral zekerheid. Diensten worden beschreven in een kwaliteitssysteem en zo wordt getoetst of ze beantwoorden aan de ISO-normen. Zo hebben opdrachtgever en -nemer een extra controlemiddel, verzorgd door het consortium en de onafhankelijke certificerende instantie. Onder aan de streep heeft iedereen dus meer garantie dat alles in de basis goed gaat. Daardoor valt ook op een heel ander niveau samen te werken: constructief en puur op de inhoud. Dat is van grote waarde.

Een flinke Knoop

Eline van Osch-044-de-Knoop

Vanuit Strukton Worksphere ben ik ISO-consultant bij PPS-projecten als de Kromhoutkazerne, DUO² en het Ministerie van Financiën. Het meest actuele traject waar ik aan werk, is bij hetnieuwe rijkskantoor de Knoop in Utrecht. Een grote klus, want er lopen maar liefst drie ISO-trajecten tegelijk. Voor de kenners: een 9001, 14001 én een 27001. Binnen een jaar na het verkrijgen van het aanvraagcertificaat moeten de genoemde ISO-certificaten zijn behaald. Voor elke ISO-norm werk ik een kwaliteitshandboek uit met daarin beleid, visie en processen. Daarnaast begeleid ik de organisatie door een interne audit, als voorbereiding op de audit van de certificerende instantie. Die audits zijn inmiddels achter de rug, en voor alle drie de normen hebben we van de certificerende instantie een positieve aanbeveling gekregen.

Het aha-moment

Processen precies en systematisch vastleggen, controles uitoefenen en betrokken partijen en collega’s trainen om voorbereid te zijn op audits: in de opstartfase van een kwaliteitsmanagementsysteem vinden collega’s dit vaak lastige kost, die hun andere prioriteiten in de weg zit. Het wordt pas leuk als ze inzien dat het veel mogelijkheden gaat opleveren om te leren, groeien en verbeteren. Dat ‘aha-moment’ komt meestal pas als alles handen en voeten krijgt.

Eline van Osch-113-web

 

“Het is wel de essentie van wat ik doe, en waar ik het voor doe: de consortia en klantmanagers van Strukton Worksphere helpen om hun organisatie zo goed mogelijk voor elkaar te hebben. Als dat lukt, voelt het niet als werken maar als puur plezier.”

Eline van Osch, Strukton Worksphere