Om écht goed samen te werken heb je geen contract nodig

Auteur: Leonie Bomhof

Geplaatst op: 08 juni 2017

Tags: eindgebruiker, comfortabel, contract, integraal, samenwerken

Leonie klein

Leonie Bomhof

Consultant, Worksphere Staf

Leonie Bomhof werkt bij Strukton Worksphere als consultant op het gebied van facilitair management en pps-projecten. In haar blog vertelt ze over de ultieme samenwerking met de opdrachtgever.

Bij de start van een pps-project zetten het consortium, waaronder Strukton, en de opdrachtgever hun handtekening onder een groot contract. Alles is vastgelegd: tot ver voorbij de komma staat genoteerd wat van Strukton Worksphere wordt verwacht zodra het gebouw door de opdrachtgever in gebruik wordt genomen. We zijn verantwoordelijk voor het gehele facilitair management: van de kroketten in het bedrijfsrestaurant tot het klimaatsysteem en alles ertussen.

“Leg het contract in een la en ga echt – écht – met elkaar samenwerken”

170529ST_BL1A0097

Dat staat allemaal zwart op wit, hartstikke mooi. Maar mijn advies aan Strukton-collega’s en opdrachtgevers is dit: leg het contract in een la en ga echt – écht – met elkaar samenwerken, alsof je collega’s bent. Mijn ervaring is dat dat heel goede resultaten oplevert. Tevreden gebruikers bijvoorbeeld.

Tussen 18 en 22 graden Celsius

Dat zit zo. Ik ben bij diverse pps-projecten betrokken geweest en steeds vaker concluderen mijn collega’s en ik dat niet het contract zelf, maar de geest van het contract leidend moet zijn. Een voorbeeld: in het pps-contract staat dat het consortium, waar Strukton Worksphere als partij in zit, ervoor moet zorgen dat de temperatuur in het gebouw altijd tussen de 18 en 22 graden Celsius is. Als we zorgen dat we dat halen, kunnen we stellen dat we goed scoren. Maar als de gebruiker dat te koud of juist te warm vindt, wat zijn die goede score en dat contract dan waard? Het gaat eigenlijk om de beleving van de gebruiker en de opdrachtgever.

170529ST_BL1A0067


Belangen en risico’s

Om op dat belevingsvlak een goede score te halen, zoeken we naar de integrale samenwerking met de opdrachtgever. Dat houdt in dat we elkaar en elkaars bedrijfscultuur leren kennen, dat we inzicht hebben in elkaars belangen en dat we gezamenlijke ambities stellen, met de gebruiker als middelpunt. De ultieme manier van samenwerken is als zowel wij – samen met eventuele andere leveranciers – als de opdrachtgever écht open en transparant naar de ander kunnen zijn. Dat is spannend, want je benoemt al je belangen en risico’s. Wij laten zien dat we rendement willen maken, de opdrachtgever wil graag efficiëntie en besparing. Van oudsher hielden we het rendement voor onszelf, maar ik weet nu dat openheid hierover echt voordelen heeft. We hebben namelijk een gezamenlijk belang: een tevreden gebruiker die ongestoord zijn primaire proces uitvoert.

“Conflicten zijn niet erg, behalve als ze de samenwerking verstoren”

Herkennen, parkeren en later bespreken

Pps-contracten lopen lang, soms wel vijfentwintig jaar. Dan weet je van tevoren dat er onderweg meningsverschillen zullen zijn. Dat is niet erg, behalve als ze de samenwerking verstoren. Bij ons meest recente pps-project passen we daarom het conflictmanagementsysteem toe. Een verschil van mening bespreekt de betreffende collega eerst met zijn gelijke bij de opdrachtgever. Komen ze er niet uit, dan komen ook de leidinggevenden aan tafel en als ook dat niets oplevert, schakelen we een externe bemiddelaar in. Het grote voordeel van deze aanpak is dat we conflicten kunnen herkennen, parkeren en er op een ander moment over kunnen praten. Het heeft geen invloed op de relatie en de dagelijkse gang van zaken. Voorheen stagneerde alles als er een meningsverschil op tafel lag. Dankzij deze methodiek is dat verleden tijd.

Geen ellenlange aanmeldprocedure

Een andere noviteit is raakvlakkenmanagement voor diensten waar we samen met de opdrachtgever optrekken. De receptie is een goed voorbeeld. Strukton Worksphere zorgt voor de beveiliging- en toegangsystemen en de opdrachtgever zorgt voor receptiemedewerkers.

“Niets zo irritant als een ellenlange aanmeldprocedure terwijl je al laat bent”

Deze leg-het-contract-aan-de-kant-aanpak hebben we tot nu toe voornamelijk toegepast bij pps-contracten, maar het laat zich raden dat mijn pleidooi ook geldt voor reguliere samenwerking tussen Strukton Worksphere en opdrachtgevers overal in Nederland. Dus dat is de volgende stap: wat we over ultiem samenwerken hebben geleerd bij pps-contracten ook toepassen bij andere samenwerkingsvormen. Dan profiteren ook die gebruikers van onze echte en integrale samenwerking.